酒泉市高新園人力資源有限責(zé)任公司外派員工檔案管理制度
更新時(shí)間:2021-01-22 13:38:12 | 點(diǎn)擊次數(shù):949次
為進(jìn)一步建立健全公司規(guī)章制度,維護(hù)公司及外派員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)外派員工的聘用及管理,請(qǐng)各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。
第一條 基本原則
公司招聘錄用外派員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)外派員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
第二條 基本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對(duì)檔案的有效利用。
(一)檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁(yè),雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
(二)檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對(duì)外派員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長(zhǎng)檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
第三條 外派員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守外派員工的招錄流程,并將外派員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入外派員工個(gè)人檔案,編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:
(一)應(yīng)聘登記表。
(二)筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表。
(三)體測(cè)表。
(四)體檢表。
(五)培訓(xùn)登記表。
(六)考核登記表。
(七)社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表。
(八)外派員工告知書。
(九)無犯罪記錄證明(聲明)。
(十)個(gè)人承諾書。
(十一)勞務(wù)協(xié)議或勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件。
(十二)外派員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián))。
(十三)個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件。
(十四)員工離職相關(guān)材料。
(十五)解除(終止)合同證明。
(十六)其他與外派員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
第四條 檔案管理
(一)管理部門 外派員工檔案歸口公司綜合辦公室,歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
(二)歸口管理
1.歸檔前,要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
(三)檔案的查(借)閱
1.查(借)閱外派員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長(zhǎng)審批,并進(jìn)行借閱登記。
2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。
3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長(zhǎng)時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù),并要求到期歸還。
4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(四)檔案的保存和銷毀
1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
3.檔案原則上永久保存,對(duì)于已辭(退)職外派員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起10年后方可銷毀,銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。
第五條 制度生效
(一)本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施,在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
(二)《外派員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《外派員工檔案借閱登記表》、《外派員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
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